Prijsstijgingen binnen de supply chain. Hoe ga je ermee om?

Enorme prijsstijgingen, schaarste van (bouw)materialen en grondstoffen, aanzienlijke vertragingen in de levering, vooral aan het begin van de COVID-19 pandemie hebben veel bedrijven in de supply chain en hun opdrachtgevers hiermee te kampen gehad. Inmiddels voor velen een bekend fenomeen.
Facturen 500

De pandemie lijkt gelukkig al weer even op zijn retour en tekenen van herstel dienden zich aan. Met de verschrikkelijke inval van Rusland in de Oekraïne zijn we, zo lijkt het, weer volledig terug bij af en mogelijk nog erger! Als gevolg van deze geopolitieke instabiliteit rezen bijvoorbeeld  brandstofprijzen de afgelopen weken in korte tijd pijlsnel tot recordhoogte. De grote vraag is, stijgen de prijzen nog verder of normaliseert op korte termijn de situatie? Wie het weet, mag het zeggen. Het einde lijkt voorlopig nog niet in zicht.  

Hoe ga je als producent, leverancier, opdrachtnemer of opdrachtgever om met dergelijke onzekerheden? De  haalbaarheid alsook winstgevendheid van projecten komt hierdoor onder druk te staan.

Voor wiens risico komen nu eigenlijk de prijsstijgingen en in hoeverre kan je hierop sturen?

Voor de bouwsector hebben we hieronder de belangrijkste aandachtspunten op een rij gezet. Deze problematiek speelt uiteraard niet alleen in de bouw, maar ook in andere sectoren. De uitgangspunten en onze tips kunnen ook als uitgangspunt voor andere sectoren dienen.

Wat moet je doen? Melden!

Op het moment dat je geconfronteerd wordt met een onvoorziene prijsstijging is het van belang dat je onmiddellijk jouw opdrachtgever hiervoor waarschuwt. Te laat waarschuwen leidt ertoe dat een eventueel recht op doorberekening van de prijsstijging vervalt. Direct waarschuwen is dus cruciaal. Verder is van belang dat de melding wordt gedaan aan de opdrachtgever. Melden aan alleen de directie is onvoldoende. Waarschuw schriftelijk en geef zo concreet mogelijk aan waar de prijsstijging uit bestaat en tot welke (concrete) meerkosten dit zal leiden.

Natuurlijk is het verstandig om daarnaast in gesprek te gaan met de opdrachtgever. Partijen hebben een gezamenlijk belang en komen hopelijk in overleg tot een voor beide partijen redelijke oplossing. Maar we kunnen het niet vaak genoeg zeggen. Direct schriftelijk waarschuwen aan de opdrachtgever is ontzettend belangrijk.

Wat is afgesproken?

Vervolgens is van belang om te kijken wat tussen partijen is overeengekomen. Contractueel kunnen partijen een risicoregeling of indexeringsregeling zijn overeengekomen of juist hebben uitgesloten. Ook in gevallen waarin een risicoregeling is uitgesloten, kunnen extreme prijsstijging door onvoorziene omstandigheden mogelijk toch worden doorberekend.

Prijsvastbeding

Vast is vast, of toch niet? Ook indien een prijsvastbeding is overeengekomen, kunnen mogelijk extreme prijswijzigingen worden doorberekend. Afhankelijk van de toepasselijke algemene voorwaarden, dient hiervoor aan bepaalde voorwaarden te worden voldaan. De volgende voorwaarden zijn nagenoeg altijd van toepassing:

  • De prijsstijgingen moeten voortvloeien uit onvoorziene omstandigheden waarmee de opdrachtnemer geen rekening hoefde te houden bij het sluiten van de overeenkomst;
  • Als vuistregel geldt dat sprake moet zijn van een prijsstijging van 5% van de gehele aanneemsom.
  • De onvoorziene omstandigheden kunnen niet aan opdrachtnemer worden toegerekend;
  • De aannemer moet waarschuwen voor de prijsstijging;

Toekomstige overeenkomsten

Voor toekomstige overeenkomsten en overeenkomsten waarover u nu in onderhandeling bent getreden, geldt in onze optiek dat prijsstijgingen wegens de oorlog in Oekranië niet meer onvoorzien zijn. Het is belangrijk dat u met uw contractspartij afspraken maakt en vastlegt. Daarvoor beschikken wij over een diverse standaardbepalingen waarbij recht wordt gedaan aan de positie van de opdrachtnemer als aan de positie van de opdrachtgever. Voorts geven wij u de volgende tips mee:

  • Hanteer alleen vaste prijzen voor korte termijnen;
  • Zorg dat de aansprakelijkheid goed is geregeld in alle overeenkomsten van de keten. Met andere woorden zorg dat er back-to-back wordt gecontracteerd.
  • Houdt oog voor belangen van alle partijen;

Intentieverklaring

Onderhavige problematiek raakt direct alle betrokken partijen, maar ook de maatschappij. Maatschappelijke opgaven zoals circulariteit, de energietransitie, verduurzaming en het oplossen van de woningnood  komen in het gedrang. Om de continuïteit te waarborgen, risico’s te verminderen en de schade voor alle partijen zo veel mogelijk te beperken hebben de ministers van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening en Infrastructuur en Waterstaat samen met veel partijen uit de vastgoed-/bouwbranche de ‘Intentieverklaring samen doorbouwen in onzekere tijden’ ondertekend[1]. Met deze intentieverklaring wordt geprobeerd om gezamenlijk tot werkbare oplossingen te komen. De intentieverklaring gaat uit van de volgende uitgangspunten:

  • Financiële risico’s worden niet eenzijdig bij één partij in de keten neergelegd;
  • Partijen houden rekening met de belangen van iedere partij in de keten en komen in overleg tot afspraken over de wijze waarop wordt omgegaan met de risico’s van prijsstijgingen en leveringsproblemen in aanbestedingen en nieuw te sluiten contracten;
  • Partijen maken in goed overleg afspraken over de gevolgen van het niet kunnen nakomen van contractuele afspraken door de oorlog;
  • Partijen zetten zich in onderling vertrouwen in om de continuïteit van de bouwstromen te waarborgen.

Partijen die de intentieovereenkomst niet hebben ondertekend, kunnen deze uitgangspunten wel hanteren bij het sluiten van nieuwe overeenkomsten. Op die manier wordt de evenwichtigheid van het contract en de uitvoering van de overeenkomst gewaarborgd.

Meer informatie?

Heeft u behoefte aan meer informatie? Marianne ten Feld-Sprik, Bram van de Kam en Elske Veenstra hebben in een document uiteen gezet hoe het zit met de risicoregeling, indexeringsregeling en welke mogelijkheden de verschillende regimes kennen om (extreme) prijsstijgingen door te berekenen. Het document kunt u hier downloaden. Ten aanzien van de leveringsproblematiek oordeelde de rechtbank Noord-Holland recent dat het aanbestedende diensten niet is toegestaan om de risico’s hiervan eenzijdig bij de inschrijver (aannemer) neer te leggen. De rechtbank  acht dit in de huidige marktomstandigheden disproportioneel. Deze uitspraak biedt  inschrijvers en opdrachtnemers de mogelijkheid om het gesprek te openen met de opdrachtgever over de leveringsproblematiek en de verdeling van de bijbehorende risico’s. Elske Veenstra schreef hierover een blog. Deze leest u hier.

Indien u behoefte heeft aan een nadere toelichting, standaardbepalingen die kunnen worden opgenomen in de overeenkomst of wilt dat wij met u meedenken over uw specifieke situatie, dan doen wij dit natuurlijk graag. In dat geval kunt u contact opnemen met:                     

Marianne ten Feld-Sprik → +31 6 46 98 17 29 of marianne.tenfeld@kienhuishoving.nl

Bram van de Kam → +31 6 13 71 56 62 of bram.vandekam@kienhuishoving.nl

Elske Veenstra → +31 6 82 09 36 28 of elske.veenstra@kienhuishoving.nl

 



[1] Op de website van het ministerie kunt u alle ondersteunende partijen vinden en de intentieverklaring downloaden.