Privacy verklaring cliëntenportaal

Op deze pagina laten we u weten welke persoonsgegevens we verzamelen wanneer u onze digitale Portaal-diensten – waaronder mede doch niet uitsluitend het Cliëntenportaal en het PrivacyPortaal – gebruikt, waarom we deze persoonsgegevens verzamelen en wat we ermee doen. De Portaal-diensten zijn te omschrijven als beveiligde en persoonlijke online platforms waarmee u met ons kunt communiceren en waarop wij mogelijk voor u relevante informatie met u delen. Te denken valt aan informatie als jurisprudentie, nieuwsbrieven, wetgeving, uitnodigingen voor events, standaarddocumenten zoals modelovereenkomsten, BID-boek inzake faillissementen en blogs.

Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. In het kort komt onze privacyverklaring er op neer dat we uw persoonsgegevens:

alleen gebruiken voor de doelen die met u zijn overeengekomen;
alleen verwerken op basis van de verwerkingsgrondslagen uit de toepasselijke wetgeving;
niet met anderen zullen delen, tenzij in deze privacyverklaring anders wordt aangegeven;
zorgvuldig beveiligen.

Wanneer u vragen heeft die niet in deze privacyverklaring worden beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan of wanneer u klachten heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag met u in contact. U kunt hiervoor een e-mail sturen aan portal@kienhuishoving.nl of gebruik maken van de contactgegevens onderaan deze pagina.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de door KienhuisHoving N.V. (hierna: ‘KienhuisHoving’) geëxploiteerde (web-)portalen, waaronder in ieder geval begrepen: https://portal.kienhuishoving.nl (hierna: ‘Portaal-diensten’). KienhuisHoving is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere bronnen die – op welke wijze dan ook – in onze Portaal-diensten worden genoemd.

Persoonsgegevens

In het kader van uw gebruik van de Portaal-diensten verzamelen wij de volgende gegevens:

Uw voor- en achternaam;
Uw e-mailadres;
De naam van het bedrijf waar u werkt;
IP-adressen;
De hierna onder ‘Cookies’ omschreven informatie.

Doeleinden

We verzamelen of gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring, tenzij we hiervoor van tevoren uw toestemming hebben verkregen. Wij verwerken uw persoonsgegevens met het doel:

u te kunnen voorzien van de juiste informatie en / of documenten die ter beschikking worden gesteld in onze Portaal-diensten;
u te kunnen informeren over onze producten en diensten en over wijzigingen en updates;
om u nieuwsbrieven en berichten van commerciële aard toe te kunnen sturen wanneer u daarvoor toestemming heeft verleend (marketingdoeleinden).
Om onderhoud en analyses uit te kunnen voeren aan en op onze website, in zogenaamde ‘acces logs’ (logbestanden met informatie over wie inlogt op de Portaal-diensten) en met behulp van de onder ‘Cookies’ omschreven cookies.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verder verwerken dan noodzakelijk is voor verwerkelijking van deze doeleinden.

Rechtsgrond

Wij verwerken uw voornaam, achternaam en e-mailadres omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die u voor het gebruik van de Portaal-diensten met ons sluit. Zonder deze persoonsgegevens zijn wij niet in staat om u toegang te geven tot de Portaal-diensten en onze services en diensten aan u te kunnen verlenen. U kunt de Portaal-diensten derhalve niet gebruiken zonder uw naam en e-mailadres aan ons te verstrekken.

De naam van het bedrijf waar u werkzaam bent verwerken wij op grond van ons gerechtvaardigde belang bij identificatie van de gebruikers. Zo kunnen wij voorkomen dat eventuele concurrerende partijen toegang krijgen tot onze Portaal-diensten en de daarop beschikbaar gestelde informatie. Deze grondslag geldt ook voor uw IP-adres en het verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van functionele cookies. Het gaat in dat geval om ons gerechtvaardigde belang bij het kunnen doen van onderhoud aan en het functioneren van onze Porrtaal-diensten. Wanneer u deze persoonsgegevens niet verstrekt, zullen wij u geen toegang tot het PrivacyPortaal (kunnen) verlenen.

Voor zover wij uw persoonsgegevens verwerken voor marketingdoeleinden, vindt die verwerking plaats op basis van door u verleende toestemming. Indien u hiervoor geen toestemming heeft verleend, worden uw persoonsgegevens niet verwerkt voor marketingdoeleinden.

U heeft te allen tijde het recht uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóórafgaand aan de intrekking daarvan.

Ontvangers

Alleen degenen binnen onze organisatie waarvan het noodzakelijk is dat zij uw persoonsgegevens ontvangen, krijgen hier toegang toe. Dit zijn onder de hiervoor genoemde omstandigheden onze afdelingen ICT en Marketing, alsmede enkele werknemers die betrokken zijn bij het bijwerken van en toegang verlenen tot het PrivacyPortaal. Onze werknemers, alsmede de derden waaraan persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren. Deze verplichting leggen we ook op aan verwerkers – middels een verwerkersovereenkomst – die door ons worden ingeschakeld bij het uitvoeren van onze diensten.

KienhuisHoving verstrekt uw persoonsgegevens in beginsel niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de Portaal-diensten en de daarmee samenhangende andere diensten of dit op uw verzoek geschiedt. In dat kader verstrekt KienhuisHoving uw persoonsgegevens aan TRIMM Digital Craftsmanship (hierna: ‘TRIMM’), die onze website beheert en onderhoudt. Met TRIMM hebben wij conform de AVG een verwerkersovereenkomst gesloten. Daarnaast stelt KienhuisHoving persoonsgegevens aan derden ter beschikking indien een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel haar daartoe verplicht.

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens met betrekking tot de toegang tot het PrivacyPortaal niet langer dan wettelijk is toegestaan. Dit betekent dat wij de genoemde persoonsgegevens in beginsel uit onze databases verwijderen wanneer u verzoekt uw account voor de Portaal-diensten te verwijderen, behoudens eventuele wettelijke bewaarplichten. Let op: indien wij deze persoonsgegevens reeds voor andere doeleinden verwerken (bijvoorbeeld in het kader van dienstverlening door onze advocaten en / of notarissen of in het kader van de nieuwsbrief), zullen wij de persoonsgegevens voor die doeleinden verwerken zolang dat voor het behalen daarvan noodzakelijk is (bijvoorbeeld voor de duur van de dienstverlening of tot u zich afmeldt voor de nieuwsbrief).

Wanneer u ons – via één van de Portaal-diensten – een e-mail of andere berichten stuurt worden deze opgenomen in bepaalde databases van KienhuisHoving. Als gevolg van back-up procedures en wettelijke bewaarplicht kunnen deze berichten conform de wettelijke bewaartermijn worden opgeslagen. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. Ook deze persoonsgegevens worden verwijderd zodra het doeleinde van de betreffende verwerking behaald is, behoudens wettelijke uitzonderingen.

Formulier

De Portaal-diensten bevatten formulieren die u kunt gebruiken om u aan te melden voor diverse andere diensten, bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven of voor het aanmelden voor events. De persoonsgegevens die u ons met dit formulier verstrekt bewaren we zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en/of afhandeling van uw verzoek. Uw verzoek kan daarnaast terecht komen in de databases van KienhuisHoving, waar het als gevolg van back-up procedures en wettelijke bewaarplicht conform de wettelijke bewaartermijn kan worden opgeslagen.

Beveiliging

Wij zorgen ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Er wordt gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen om uw persoonsgegevens via het internet te verzenden. De persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in een gecertificeerd datacentrum en worden afgeschermd van zoekmachines.

Cookies

In het kader van de Portaal-diensten maken wij gebruik van cookies. Hoofdzakelijk zijn dit cookies voor Google Analytics (hierover later meer). Daarnaast maken wij (afhankelijk van de door u verleende toestemming) gebruik van de volgende cookies:

JSESSION ID:

Deze cookie legt een aan uw gebruikerssessie gekoppeld ID vast. Deze cookie wordt geplaatst voor analytische doeleinden en wordt verwijderd nadat u de website heeft verlaten. JSESSIONID is een functionele cookie, welke wij altijd plaatsen wanneer u de Portaal-diensten gebruikt. Voor deze cookie is geen toestemming vereist.

CONSENT:

Deze cookie is nodig om te bepalen of u reeds toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies. In dat kader wordt uw IP-adres en uw al dan niet verleende toestemming in de cookie opgeslagen. Deze cookie is functioneel van aard en noodzakelijk voor het functioneren van de Portaal-diensten. Indien u voor deze cookie geen toestemming verleent, kunt u de Portaal-diensten niet gebruiken. Deze cookie verloopt 20 jaar na plaatsing.

Cookies m.b.t. Google Analytics:

KienhuisHoving past ‘Google Analytics’ toe om inzicht te krijgen in de manier waarop bezoekers gebruik maken van haar Portaal-diensten. Wij gebruiken Google Analytics- cookies om informatie over het bezoek aan en gebruik van de Portaal-diensten bij te houden. Deze informatie alsmede een deel van uw IP-adres wordt verwerkt door Google.

De bewaartermijn van de Google Analytics-cookies is 26 maanden.

U kunt hier meer lezen over ‘Google Analytics: https://support.google.com/analytics#topic=, en meer in het bijzonder: https://support.google.com/analytics/topic/2919631?hl=nl&ref_topic=1008008.

Wij hebben ‘Google Analytics’ privacyvriendelijk ingesteld, zoals omschreven door de Autoriteit Persoonsgegevens in een daartoe strekkende handleiding (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/handleiding_privacyvriendelijk_instellen_google_analytics.pdf). Door deze instellingen is uw voorafgaande toestemming niet vereist; wij plaatsen de Google Analytics cookies op basis van ons gerechtvaardigde belang om het gebruik en functioneren van onze website te analyseren.

Als u niet wilt dat ‘Google Analytics’ wordt gebruikt, kunt u de ‘Google Analytics Opt-out Browser add-on’ voor uw webbrowser downloaden en installeren. U kunt de add-on downloaden van de Google site.(http://support.google.com/analytics/answer/181881?hl=nl&ref_topic=2919631)

Inzien en aanpassen persoonsgegevens

U heeft het recht om bij ons een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van u door ons worden verwerkt. Wanneer u meent dat die persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te rectificeren of te verwijderen dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde.

Wij wijzen u daarnaast uitdrukkelijk op uw recht om bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang (vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen) of – indien van toepassing – tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden.

Wij zullen dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of u gemotiveerd toelichten waarom uw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. U kunt uw verzoek of bezwaar zenden aan portal@kienhuishoving.nl of gebruik maken van de contactgegevens onderaan deze pagina.

Klachten

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, bijvoorbeeld indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de toepasselijke wetgeving.

Veranderingen

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van de Portaal-diensten en de mogelijkheden die de Portaal-diensten bieden. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van de Portaal-diensten kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Identiteit

KienhuisHoving is verantwoordelijk voor de persoonsgegevensverwerkingen die plaatsvinden op en via de Portaal-diensten. KienhuisHoving heeft in dat kader te gelden als verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Contactgegevens

KienhuisHoving N.V.
Pantheon 25
7521 PR Enschede
Postbus 109
7500 AC Enschede
(053) 480 42 00
KvK 08124589

Vragen over het privacybeleid van de Portaal-diensten van KienhuisHoving N.V. kunnen per e-mail via portal@kienhuishoving.nl of per post (t.a.v. de voorzitter van het bestuur) gesteld worden.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 14 september 2018.