Vergoeding kosten externe ondersteuning cliëntenraad: wie betaalt?

Over deze vraag heeft de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV) een oordeel gegeven in haar uitspraak van 19 april jl. Een zorginstelling weigert de factuur voor de externe ondersteuner te voldoen. Er is vooraf wel toestemming gegeven, maar ook gevraagd om een inschatting van de kosten. Dit laatste is door de cliëntenraad niet gegeven.

Geschil

Partijen verschillen van mening over de vraag of de declaratie van de externe ondersteuner van de cliëntenraad vergoed dient te worden door de zorginstelling. De cliëntenraad heeft om die reden de LCvV verzocht te beoordelen of deze kosten redelijkerwijs voor vergoeding door de zorginstelling in aanmerking komen.

De zorginstelling heeft de cliëntenraad, conform artikel 8 Wmcz 2018, gevraagd om instemming met de medezeggenschapsregeling. De cliëntenraad heeft daar op volgend aan de wijkmanager gevraagd of externe ondersteuning ingeschakeld mocht worden ten behoeve van de reactie op deze instemmingsaanvraag over de nieuwe medezeggenschapsregeling. De wijkmanager heeft hierop geantwoord dat dit goed was. Op een later moment heeft de externe ondersteuner een factuur voor 46 uur ten bedrage van EUR 7903,18 inclusief reiskosten en BTW ingediend.

De zorginstelling vindt dit een te hoge rekening. De zorginstelling stelt, dat vooraf door de cliëntenraad geen inschatting is gegeven van de te verwachten kosten hoewel daar wel destijds om is gevraagd. De zorginstelling betwijfelt bovendien of dusdanig veel ureninzet redelijkerwijs noodzakelijk was en vindt dat zorggeld niet lichtvaardig uitgegeven mag worden aan dit soort rekeningen. Temeer nu er mogelijk ook nog een rekening van de externe ondersteuner voor de uren na factuurdatum achteraan komt.

De cliëntenraad stelt echter, dat de zorginstelling bekend is met de externe ondersteuner en zijn uurtarief; hij heeft vaker werkzaamheden voor de zorginstelling verricht. Eerder is daar nooit een probleem van gemaakt. Ook kon de zorginstelling gedurende het instemmingstraject zien hoeveel werk de cliëntenraad daarvan heeft gemaakt vanwege de uitgebreide reacties die steeds zijn gegeven. Vanwege de bezwaren heeft de externe ondersteuner ook nog aangeboden zijn uurtarief te matigen, maar daarop wil de zorginstelling niet ingaan. De cliëntenraad wijst er op dat in de nieuwe medezeggenschapsregeling de kosten voor onafhankelijke ondersteuning en externe advisering, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, ten laste van de zorginstelling komen en dus de kosten voor vergoeding in aanmerking komen.

Wettelijk kader

De LCvV geeft in haar uitspraak van 19 april jl. terecht weer, dat de ‘nieuwe’ medezeggenschapsregeling door partijen nog niet is vastgesteld en dus niet als toetsingskader kan dienen. Wel is de Wmcz 2018 van kracht.

Ten aanzien van de vergoeding van de kosten voor de externe ondersteuner bepaalt artikel 6 lid 3 Wmcz 2018 als volgt: “de kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de werkzaamheden van de cliëntenraad, waaronder de kosten die verband houden met […] onafhankelijke ondersteuning […], komen ten laste van de instelling.” Het wettelijk criterium is dus, dat sprake is van kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de cliëntenraad. In de wet is niet bepaald, dat de kosten alleen ten laste van de zorginstelling komen, indien zij te voren met deze kosten heeft ingestemd of daarvan in kennis is gesteld. Dit laatste ligt anders voor onder meer de kosten die de cliëntenraad maakt voor het voeren van rechtsgedingen over de toepassing van de Wmcz 2018. Dit staat in artikel 6 lid 5 Wmcz 2018. Indien u meer informatie wenst over de kosten van rechtsbijstand, luister dan ook eens de podcast ‘De cliëntenraad en juridische geschillen: wie betaalt de kosten rechtsbijstand?’.

Een soortgelijke bepaling als in artikel 6 lid 3 Wmcz 2018 was ook al opgenomen in de overeenkomst op basis waarvan de raden van de zorginstelling kunnen terugvallen tot aan de inwerkingtreding van de nieuwe medezeggenschapsregeling. De LCvV toetst daar dus aan.

Oordeel LCvV

De LCvV overweegt, dat de cliëntenraad niet de beschikking had/heeft over een andere onafhankelijke ondersteuner of adviseur in dit kader. Het betreft een veelomvattende instemmingsaanvraag met ingrijpende gevolgen voor de cliënten en de cliëntenraad, aangezien hier niet alleen een nieuwe medezeggenschapsregeling, maar ook een structuurwijziging aan de orde is ten gevolge waarvan de cliëntenraad in de huidige constellatie zal komen te vervallen.

Dat de cliëntenraad niet de gevraagde kosteninschatting heeft gegeven, vindt de LCvV niet zorgvuldig, maar ook de zorginstelling zelf is hier niet meer op teruggekomen, terwijl de reacties van de cliëntenraad meermaals zeer gedegen en uitgebreid waren. De LCvV kan de cliëntenraad dan ook volgen in het betoog dat de factuur niet als een verrassing kan zijn gekomen. Daarnaast overweegt de LCvV dat gezien de aard en inhoud van de geboden ondersteuning het gehanteerde tarief en bestede aantal uren niet onredelijk voorkomen.

Het onbetaald laten van de factuur c.q. het afwentelen ervan op de leden van de cliëntenraad in persoon acht de LCvV een ontoelaatbare uitkomst. De zorginstelling is dus gehouden de factuur te voldoen. 

Waken tegen (onverwacht) hoge kosten

Ondanks het wettelijk criterium in artikel 6 lid 3 Wmcz 2018 geeft de LCvV in haar uitspraak wel weer hoe in de toekomst voor (onverwachte) hoge kosten kan worden gewaakt, indien zich dat voor lijkt te gaan doen: “Partijen, en ook de externe ondersteuner zelf, blijken zich door dit voorval thans goed te realiseren dat het van belang is om in toekomstige gevallen er gezamenlijk op toe te zien dat vooraf een raming wort gemaakt met vervolgens ook bewaking van de invulling daarvan.”

Heeft u vragen naar aanleiding van bovenstaande blog, of heeft u andere vragen, neemt u dan contact op met Astrid Kiewiet.

Zie ook onze andere podcasts: ‘Medezeggenschapsregeling cliëntenraden: ready to go?’  en ‘Good governance in de zorg en de Wmcz 2018’.