Vergaderen in tijden van de coronacrisis

Geplaatst op 5 februari 2021 10:22 door Anna Tenhagen
Geschatte leestijd: 4 minuten

Nu veel rechtspersonen alweer bezig zijn met het opmaken van de jaarrekening, staat het seizoen van Algemene Vergaderingen voor de deur. Helaas hebben we nog steeds te maken met beperkende maatregelen vanwege het COVID-19-virus en is samenkomen in groepen niet toegestaan. Het is daarom dat onlangs de Tijdelijke Wet COVID-19 Veiligheid en Justitie tot 1 april 2021 is verlengd. In dit blog zet ik uiteen welke mogelijkheden worden geboden voor rechtspersonen om toch rechtsgeldig te vergaderen.

De Algemene Vergaderingen worden hierna ook wel AV’s genoemd. De Tijdelijke wet COVID-19 Veiligheid en Justitie wordt hierna aangeduid als Tijdelijke wet.

Verenigingen/Coöperaties

Het bestuur van een vereniging kan bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de AV. In dat geval komt (een afvaardiging van) het bestuur wel bijeen. Wanneer de toegang aan leden wordt ontzegd, moet de AV aan bepaalde eisen voldoen:

  1. Allereerst dient het lid de AV via de elektronische weg te kunnen volgen. Het bestuur moet dus voor een videoverbinding zorgen, terwijl er vergaderd wordt.
  2. Daarnaast moeten de leden 72 uur van te voren de mogelijkheid hebben gekregen om vragen in te dienen. Deze vragen kunnen schriftelijk of elektronisch worden gesteld, bijvoorbeeld via e-mail. Het bestuur is in beginsel gehouden deze vragen ter vergadering te beantwoorden. Tevens ligt er op het bestuur de verplichting dat vervolgvragen tijdens de vergadering gesteld kunnen worden. Een manier waarop dit vormgegeven zou kunnen worden, is dat leden via de chat of mail kunnen aangeven dat zij een vraag hebben. De voorzitter geeft hen dan vervolgens het woord. Wel kunnen omstandigheden ervoor zorgen dat het faciliteren van vervolgvragen stellen niet kan worden gevergd. Een voorbeeld van deze omstandigheden is de vergaderorde.
  3. Voor de uitoefening van het stemrecht kan het bestuur bepalen dat stemmen vóór de vergadering elektronisch moeten zijn uitgebracht, te denken valt hierbij aan een e-mail waarin de stem wordt uitgebracht of via een digitaal vergaderplatform. Het bestuur kan bepalen dat de stemmen die voorafgaand aan de vergadering zijn uitgebracht gelijk worden gesteld met  stemmen die ter vergadering zijn uitgebracht. Daarnaast kan ook worden gedacht aan het ‘live’ uitbrengen van een stem middels het vergaderplatform.

Wanneer het bestuur besluit tot het houden van een vergadering die te volgen is via een elektronisch communicatiemiddel, dient dit bij oproeping kenbaar gemaakt te worden. De oproepingstermijn die in de statuten is vermeld, is daarbij leidend.

Bovenstaande vereisten zijn grotendeels van overeenkomstige toepassing voor vergaderingen van de Vereniging van Eigenaren.

NV/BV

Voor de NV en de BV gelden ongeveer dezelfde regels als hetgeen voor de vereniging is bepaald. In ieder geval worden op dezelfde wijze aandeelhoudersrechten gewaarborgd:

  1. De vergadering is te volgen via de elektronische weg.
  2. Aan aandeelhouders is 72 uur voor de vergadering de mogelijkheid geboden om vragen te stellen. De vennootschap faciliteert de mogelijkheid tot het stellen van vervolgvragen ter vergadering. Wel kan zij hier een uitzondering op maken als de omstandigheden hier reden toe geven, zoals een goede vergaderorde.
  3. Het bestuur kan bepalen dat het stemrecht elektronisch voor de vergadering moet worden uitgeoefend, maar ook heeft het bestuur de mogelijkheid te bepalen dat stemmen ‘live’ kunnen worden uitgebracht. Bij de NV kan het voorafgaand uitbrengen van de stem ook schriftelijk. Deze wijze van stemming moet bij oproeping bekend zijn gemaakt.

Bovenstaande vereisten zien op de situatie wanneer het bestuur aan de aandeelhouders de toegang ontzegt. Daarnaast bestaat er ook de mogelijkheid om volledig virtueel te vergaderen. Iedere vergadergerechtigde neemt dan via de elektronische weg deel aan deze vergadering. Ook het bestuur is dus niet fysiek bij elkaar. Aan deze virtuele vergadering worden dezelfde eisen gesteld als hierboven genoemd en moet bij oproeping kenbaar worden gemaakt. Is de oproeping reeds verstuurd, dan kan tot 48 uur van tevoren nog worden besloten tot het wijzigen van de plaats van de vergadering en de wijze van vergadering.

Ongeldige besluitvorming

De Tijdelijke wet beperkt de mogelijkheid om besluiten aan te tasten. Dit ziet met name op het vereiste om vragen te kunnen stellen en het beantwoorden daarvan door het bestuur. Wanneer het bestuur de vooraf gestelde vragen niet kan beantwoorden tijdens de vergadering, dan is er geen gevaar voor genomen besluiten. Tevens kan besluitvorming beperkt worden aangetast, wanneer er tijdens de vergadering geen (nadere) vragen kunnen worden gesteld. Het niet-voldoen aan het faciliteren van het volgen van de AV en het uitbrengen van stemmen vormt geen grond voor beperkte aantasting en is daarom nog ‘gewoon’ voor aantasting vatbaar.

Stichting

Nu de stichting geen leden of aandeelhouders kent, is er omtrent een AV logischerwijs niets geregeld in de Tijdelijke wet. Toch is er een faciliteit geboden voor de vergadering van het orgaan dat bevoegd is tot het vaststellen van de jaarrekening. De stemgerechtigden van dit orgaan kunnen onder de Tijdelijke wet alsnog vergaderen middels een elektronisch communicatiemiddel en op die wijze hun stem uitbrengen.  

Vergaderingen van het bestuur en RvC

Niet alleen voor de algemene vergadering worden faciliteiten geboden, ook andere organen kampen met het probleem omtrent het samenkomen. De Tijdelijke wet schrijft voor het bestuur en de RvC voor dat ook zij virtueel kunnen vergaderen, zélfs wanneer de statuten een fysieke vergadering voorschrijven. Hiertoe kunnen zij zelf besluiten. Deze bepaling zorgt ervoor dat er ook rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen door middel van een elektronisch middel in bijvoorbeeld een bestuursvergadering.

Samenvattend                                                                                                                                                                          

Het is aan te raden tijdig na te denken over de wijze van vergaderen. Op die manier kunnen bestuurders, leden of aandeelhouders alvast voorsorteren op hetgeen hun te wachten staat. Mocht u meer willen weten over het vergaderen in tijden van COVID-19 of de wijze van vergaderen willen doornemen, neem dan gerust contact op met Anna Tenhagen.