KienhuisHoving-Academy KienhuisHoving-Academy
Website
KienhuisHoving-Academy

Standaard software ongeschikt voor bedrijfsvoering gebruiker? Waarschuwingsplicht leverancier!

Een recente uitspraak  van de rechtbank Midden-Nederland1  trok onze bijzondere aandacht. Een afnemer van een standaard ERP-softwarepakket kreeg van de rechter opdracht om te bewijzen dat de medewerkers van de softwareleverancier hadden erkend dat de aan hem geleverde software voor zijn organisatie ongeschikt was.

Wat was precies het geval? In 2007 had het bedrijf Comtech een overeenkomst gesloten met Syntess.  Syntess verleende Comtech een gebruiksrecht  voor het gebruik van ERP-software met ondersteuning en onderhoud tegen een maandelijkse vergoeding. Wat volgde was een moeizaam implementatietraject. In 2009 beschouwt Comtech het automatiseringsproject als mislukt en vanaf dat moment wenst zij de overeenkomst te beëindigen. Comtech stelt zich op het standpunt dat zij gerechtigd is de overeenkomst te ontbinden, omdat de ERP-software voor haar bedrijfsvoering onbruikbaar was. Zij staaft dit in de eerste plaats met inhoudelijke klachten over het softwarepakket. Daarnaast tracht Comtech dit te onderbouwen met uitspraken van medewerkers van Syntess die volgens haar zouden hebben erkend dat de software voor Comtech ongeschikt was. De rechtbank acht de stelling van Comtech dat de software voor haar bedrijfsvoering ongeschikt zou zijn onvoldoende bewezen. Omdat de ongeschiktheid van het softwarepakket alsnog zou kunnen worden vastgesteld door erkenning van één van de medewerkers van Syntess, draagt de rechtbank Comtech op bewijs te leveren voor haar stellingen op dat punt.

In deze procedure is er dus nog geen eindbeslissing gegeven door de rechtbank. Het is echter interessant te zien dat er in de procedure zo’n grote rol is weggelegd voor het al dan niet geschikt zijn van de software voor de bedrijfsvoering van het bedrijf. Standaard software is per definitie niet geschreven naar processen en bedrijfsvoering van het bedrijf. Een onderneming zal zijn bedrijfsprocessen en werkwijze juist moeten aanpassen aan de standaard software indien hij hier zo efficiënt mogelijk mee wil werken en grote problemen wil voorkomen. Het is echter niet in alle gevallen mogelijk om een dergelijke wijziging door te voeren. Wanneer een leverancier van software voorziet dat zijn softwarepakket hoe dan ook niet geschikt is voor het beoogde doel of niet goed toepasbaar is in de organisatie van de gebruiker, heeft hij een waarschuwingsplicht jegens die gebruiker. Een gebruiker mag er immers vanuit gaan dat de leverancier een deugdelijk werkend softwarepakket op zal leveren dat geschikt is voor het beoogde gebruik. Dit zie je ook vaak in contracten staan. Als reeds bij aanvang of gedurende het implementatietraject blijkt dat de software toch ongeschikt is voor het bedrijf van de afnemer, dan dient dit duidelijk gecommuniceerd te worden aan die afnemer. In dat geval kan de gebruiker kiezen om het softwarepakket niet af te nemen of om eventueel bedrijfsprocessen c.q. zijn werkwijze aan te passen.

In deze zaak zou een erkenning van de medewerkers van het bedrijf dat de software levert, Syntess, een ontbinding van de overeenkomst door de gebruiker van de software, Comtech,  kunnen rechtvaardigen. Een leverancier is immers ICT-specialist en een gebruiker zal in de regel minder gespecialiseerd zijn. Dat brengt met zich dat de leverancier veel beter de risico’s en gevolgen van het implementeren van een bepaald softwarepakket kan inschatten dan de afnemer. Het is daarom van belang dat leveranciers in ICT-contracten goede afspraken maken en de verwachtingen van de gebruiker goed analyseren. In het geval van standaard software kan dat bijvoorbeeld door een gap/fitanalyse uit te voeren en indien mogelijk een aantal kleine aanpassingen aan de software te doen zodat die beter is toegespitst op de organisatie van de afnemer. Anderzijds is het als afnemer van groot belang om goed te communiceren wat je verwacht van het softwarepakket en te verifiëren, en zulks ook schriftelijk vast te leggen, of de leverancier in staat is dat te leveren. De zaak tussen Comtech en Syntess sleept zich nog voort. Wij zijn benieuwd naar de uiteindelijke uitkomst.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mirjam Elferink en Martijn Kortier.

1 Rb. Midden-Nederland, 7 augustus 2013, ECLI:NL:RBMNE:2013:3229.

 

Delen op