Nieuwe arbitvoorwaarden

Per 10 september jl. zijn o.a. de vernieuwde Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (“ARBIT-2022”) in werking getreden. De ARBIT-inkoopvoorwaarden zijn gunstig voor de afnemer van IT-producten en diensten. Ze worden veelal door overheidsinstellingen gebruikt, bijvoorbeeld in aanbestedingen van IT.

De ARBIT-voorwaarden zijn niet compleet herschreven en de wijzigingen zijn “relatief” beperkt. Naast diverse kleine tekstuele wijzigingen, zijn de voorwaarden beter geschikt gemaakt voor duurovereenkomsten en clouddiensten.  Zo is het eeuwigdurende gebruiksrecht voor standaardsoftware als uitgangspunt verdwenen. Dit past beter in de huidige praktijk waar softwarelicenties vaak tijdelijk worden verstrekt. Dit is niet beter definitie beter voor afnemers, maar zorgt er wel voor dat discussies met leveranciers kunnen verminderen.

Voor wat betreft de afname van clouddiensten zijn er diverse relevante wijzigingen opgenomen. Zo is er een beschikbaarheidseis geïntroduceerd waaraan de te leveren prestatie moet voldoen. De eis is erg streng ingestoken. Namelijk iedere gebrek of storing of mankement waardoor de prestatie  niet geschikt is voor het overeengekomen. Dit is een hoge eis. Leveranciers moeten zich ook realiseren dat het niet voldoen aan de overeengekomen beschikbaarheid betekent dat zij direct zonder ingebrekestelling in verzuim zijn. In de praktijk zal dit tot discussies leiden, omdat leveranciers bij het eenmalig of net niet halen van de overeengekomen beschikbaarheid liever niet willen worden geconfronteerd met de gevolgen van het in verzuim zijn. Al met al is de regeling dus een grote “hamer” voor mogelijke kleine misslagen  van de leverancier.

Gunstig voor afnemers is verder dat hun rechten tijdens een exit tegenover leveranciers zijn versterkt. Een goede exit-regeling is namelijk bij clouddiensten essentieel. De ARBIT-voorwaarden bepalen nu dat leverancier op verzoek van de afnemer moet deelnemen aan overleg met de opvolgend dienstverlener. Bovendien heeft de afnemer bij het einde van de overeenkomst de keuze om zijn documenten en (al dan niet gegenereerde) gegevens te laten retourneren of te laten wissen. Verder is nu expliciet bepaald dat de leverancier verplicht is de gegevens van de afnemer beschikbaar te houden gedurende de periode van transitie.

De positie van afnemers is ook verbeterd op het punt van informatieverstrekking en audits. Op de leverancier is een brede min of meer ongeclausuleerde informatieplicht komen te rusten. Leveranciers moeten op verzoek de afnemer alle informatie verstrekken die nodig is om aan te tonen dat alle contractuele verplichtingen worden nagekomen. Dat is erg gunstig voor afnemers, maar gaat wellicht te ver voor leveranciers. Verder is nu expliciet geregeld dat afnemers audits mogen laten uitvoeren als de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Partijen moeten zelf de eventuele kosten dragen die zij als gevolg van het verstrekken van informatie en het (laten) uitvoeren van audits maken. De bepalingen ter zake van informatiebeveiliging zijn ook verder aangescherpt en ingevuld.

Een andere voor de praktijk relevante en overigens logische wijziging is dat de ARBIT-voorwaarden nu expliciet bepalen dat de leverancier de (persoons)gegevens van zijn afnemer in principe slechts mag gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.

Al met al is de positie van de afnemers onder de ARBIT-voorwaarden verder verbeterd. Wat ons betreft zijn ze nu iets beter geschikt om te worden gebruikt voor cloud gebaseerde dienstverlening. Verdere verbetering op dit punt blijft echter gewenst. Zo is jammer dat er geen hoofdstuk is opgenomen met bepalingen die specifiek zien op cloud/SaaS diensten. Voor leveranciers blijft verder gelden dat de ARBIT-2022 nog steeds erg afnemersvriendelijk zijn.

Hiervoor zijn slechts in vogelvlucht enkele juridische aspecten van de ARBIT-2022 beschreven. Er zijn nog veel meer aspecten die een rol spelen bij de vraag of de ARBIT-2022 geschikt zijn voor de leveren IT-producten en diensten en welke aanpassingen hierin (of in de andere (gewijzigde) ARBIT-documenten) voor jouw situatie nodig zijn. Wij overleggen graag met jou hierover. Neem hiervoor of voor andere vragen naar aanleiding van deze blog gerust contact op met ons.

 



[1] Naast de ARBIT-2022 zijn er ook nieuwe versies van o.a. de Modelovereenkomst ARBIT, de Model Raamovereenkomst ARBIT en de Model Verwerkersovereenkomst ARBIT. Belangrijk is verder dat er voor maatwerktrajecten ook een Modelovereenkomst Agile ARBIT beschikbaar is.