Mogelijkheid voor rechtspersonen om online te vergaderen verlengd tot 1 december 2020

Het wetsvoorstel Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid geeft onder andere de mogelijkheid voor rechtspersonen om een vergadering online te kunnen houden. Deze mogelijkheid is nu verlengd tot 1 december 2020.

Een goede besluitvorming is een belangrijk onderdeel van de corporate governance van een rechtspersoon. Helaas maken de huidige omstandigheden het nog steeds moeilijk om een vergadering bij te wonen. Een online vergadering zou dan uitkomst kunnen bieden. Niet iedere rechtspersoon kan een online vergadering houden, de statuten moeten daar immers de mogelijkheid toe bieden. Nadat de werking van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid in eerste instantie tot 1 oktober was verlengd geldt nu een nieuwe vervaldatum van 1 december 2020 (Staatsblad 2020, 364). 

Hoofdpunten

Hieronder herhaal ik nog de hoofdpunten van de regeling voor online vergaderen:

  1. Een algemene vergadering kan worden gehouden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Wel moeten de leden en aandeelhouders tijdens de vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Vragen kunnen tot in ieder geval 72 uur voorafgaande aan de vergadering worden ingediend maar een kortere termijn kan worden gehanteerd. De (vertegenwoordigers van) aandeelhouders die vragen hebben ingediend moet de mogelijkheid worden geboden om tijdens de vergadering nadere vragen te stellen.
  2.  In het geval dat een deelnemer toch niet optimaal kan deelnemen (technische storing) blijven de besluiten van de vergadering (bijvoorbeeld benoemingen van bestuurders) rechtsgeldig.
  3. Als het bestuur gebruik maakt van de bevoegdheid een online vergadering te houden dan dient dit bij de oproeping voor de algemene vergadering te worden vermeld.
  4. Het bestuur krijgt aanvullende ruimte voor het invullen van de vergaderorde, zoals het kunnen bepalen dat het stemrecht slechts door middel van een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend of dat aandeelhouders uitsluitend kunnen stemmen door voorafgaand aan de vergadering een volmacht of steminstructie te geven aan een  aangewezen gevolmachtigde.
  5. De spoedwet geeft de mogelijkheid om de termijn voor het houden van een algemene vergadering te verlengen met vier maanden (verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (NV’s en BV’s).

 

 For the english version, click here.