Het oproepen van een vergadering (B.V.)

In de statuten van een B.V. staat wie een algemene vergadering kan oproepen. Soms is dat alleen het bestuur. Dat geeft problemen als het bestuur de vergadering niet wil oproepen. De statuten kunnen op dit punt meer mogelijkheden bieden.

In een vergadering kunnen besluiten worden genomen. Maar dan moet die vergadering eerst wel zijn opgeroepen. Het wordt lastig als degene die tot oproep bevoegd is, die vergadering niet wil oproepen. Die situatie komt regelmatig in de praktijk voor. Dit blog beschrijft wie bevoegd tot oproep is/zijn en welke mogelijkheden statuten bieden. Uitgangspunt is de (formele) algemene vergadering van een B.V. 

Bestuur is bevoegd tot oproeping

Het bestuur is (altijd) bevoegd tot het oproepen van een vergadering. Dit geldt ook als de statuten hierover niets (anders) bepalen. 

Bij één bestuurder is de situatie duidelijk. Dit is meteen ook een probleem als de bestuurder niet wil oproepen (bijvoorbeeld bij een voornemen tot diens ontslag).

Bij meerdere bestuurders is niet iedere bestuurder afzonderlijk bevoegd tot oproep. Oproepen door “het bestuur” betekent het bestuur als collectief. De vertegenwoordigingsbevoegdheid is hierop niet van invloed. Zo nodig zal het bestuur eerst een besluit over de oproeping moeten nemen. Bij een patstelling besluit het bestuur dus (voorlopig) niet tot oproep.

De raad van commissarissen (als collectief) is ook altijd tot oproeping bevoegd.

Statuten kennen bevoegdheid tot oproeping aan anderen toe

De wettelijke regeling maakt het aandeelhouders lastig op eenvoudige wijze een algemene vergadering af te dwingen. De wet maakt het echter mogelijk in de statuten ook anderen tot oproep bevoegd te maken. Dat kunnen bijvoorbeeld zijn: iedere bestuurder afzonderlijk, een of meer aandeelhouders, bepaalde aandeelhouders of iedere commissaris. Maatwerk is mogelijk.

Een dergelijke regeling is onder meer in de volgende situaties gewenst:

 

  • meerdere bestuurders
  • bestuurders zijn ook aandeelhouder
  • meerdere aandeelhouders
  • de aandeelhouder is niet tevens bestuurder.


Bij iedere relevante wijziging in de samenstelling van bestuur of aandeelhouders zouden de statuten moeten worden gecontroleerd. Soms zijn statuten sterk verouderd en sluiten deze niet meer op de actuele situatie aan. Als er eenmaal een geschil dreigt, werken de betrokkenen meestal niet meer mee aan een wijziging. Tijdige controle van statuten voorkomt teleurstellingen en vertragingen.

Verzoek tot oproep door aandeelhouders en rechtbank

Aandeelhouders met ten minste één procent belang kunnen het bestuur verzoeken de vergadering bijeen te roepen. De termijn hiervoor is ten minste vier weken,  de statuten kunnen een kortere termijn kennen. 

Als het bestuur aan dit verzoek geen gehoor geeft, kunnen de aandeelhouders in kort geding de rechtbank verzoeken machtiging te verlenen om zelf de vergadering op te roepen. Dit bevordert de onderlinge verhoudingen overigens meestal niet. De rechtbank wijst het verzoek alleen af bij zwaarwichtige redenen.

Dit recht komt ook aan certificaathouders met vergaderrecht toe.

Geen geldige besluiten bij ongeldige oproeping

In een ongeldig opgeroepen algemene vergadering kunnen geen geldige besluiten worden genomen. Eventuele besluiten die toch zijn genomen, bestaan dan in feite niet, ook al zouden verder de vereisten (o.a. termijnen, agenda, meerderheid, etc) verder wel in acht zijn genomen. Het is  vervelend als dit achteraf blijkt of het vermeende besluit inmiddels is uitgevoerd, zeker als  inmiddels anderen bestuurder of aandeelhoudern zijn.

Zou het gebrek worden ontdekt, dan is reparatie van het besluit wel mogelijk maar alleen als alle betrokkenen daaraan medewerken.

Controleer uw statuten 

De statuten bepalen wie een vergadering kan bijeenroepen. Bij meerdere bestuurders of aandeelhouders is het niet wenselijk van één persoon afhankelijk te zijn. Controleer daarom op dit punt de statuten. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden.

Voor meer informatie neemt u contact op met Matthijs van Rozen