KienhuisHoving-Academy KienhuisHoving-Academy
Website
KienhuisHoving-Academy

Herstellen van gebreken bij inschrijving op aanbesteding

Bij het inschrijven op aanbestedingen word je geconfronteerd met een veelvoud aan eisen waaraan een inschrijving moet voldoen. Hoe zorgvuldig je ook bent, het is altijd mogelijk dat er toch een foutje sluipt in de inschrijving, waardoor niet aan alle eisen wordt voldaan. Heb je dan nog het recht om je inschrijving te herstellen of kan de aanbestedende dienst je inschrijving direct als ongeldig terzijde leggen?

Juridisch kader

Uitgangspunt is dat een inschrijver zijn inschrijving na indiening niet meer mag aanpassen. Dit zou in strijd zijn met de beginselen van gelijkheid en transparantie die de aanbestedende dienst in acht moet nemen. In uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende dienst wel een mogelijkheid tot herstel bieden, met name wanneer een inschrijving klaarblijkelijk een eenvoudige verduidelijking behoeft, of om een kennelijke fout recht te zetten. Dit mag echter alleen wanneer deze wijziging niet tot gevolg heeft dat in feite een nieuwe inschrijving wordt gedaan (HvJ EU 29 maart 2012, C-599/10 (SAG)). Daarnaast is het vaste rechtspraak dat de aanbestedende dienst kan verzoeken om de gegevens van een inschrijving of aanmelding te verbeteren of aan te vullen, wanneer dit verzoek betrekking heeft op gegevens, waarvan objectief kan worden voorgesteld dat deze dateren van voor het einde van de inschrijvingstermijn. Hierbij kan worden gedacht aan een gepubliceerde balans. Herstel is echter niet mogelijk wanneer de ontbrekende informatie op straffe van uitsluiting moest worden verstrekt. De aanbestedende dienst moet de door hem opgestelde spelregels namelijk nauwgezet in acht nemen (HvJ EU 10 oktober 2013, C-336/12 (Manova)).

Adviezen Commissie van Aanbestedingsexperts

In twee recent gepubliceerde adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts (hierna: de Commissie) was de vraag aan de orde of de inschrijver in de gelegenheid gesteld had moeten worden om de fout in zijn inschrijving te herstellen.

Het eerste advies (advies 184 van 19 december 2014, gepubliceerd op 25 september 2015) betreft een Europese aanbesteding voor de selectie van een architect en een constructeur. In de aanbestedingsstukken stond als eis dat de datum van goedkeuring van het Definitief Ontwerp van een referentieproject moest liggen tussen de datum waarop de aanmeldingstermijn van de aanbesteding sloot (12 november 2014) en drie jaar daarvoor. Een inschrijver had in zijn aanmelding per ongeluk een verkeerde datum genoemd, namelijk 22 april 2008 in plaats van 25 november 2011. De Commissie moest de vraag beantwoorden of de aanbestedende dienst de inschrijver een herstelmogelijkheid had moeten bieden. De Commissie overweegt dat sprake is van een ‘kennelijke materiële fout’. Aan de hand van gegevens die dateren van vóór het sluiten van de aanmeldingstermijn kon objectief worden vastgesteld dat 25 november 2011 de juiste datum is. Daarnaast acht de Commissie van belang dat de aanbestedingsstukken geen bepaling bevatten waaruit volgt dat het noemen van de verkeerde datum tot uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure leidt. De Commissie concludeert op basis hiervan dat de aanbestedende dienst de inschrijver in de gelegenheid mag stellen om het gebrek in zijn aanmelding te herstellen. Vervolgens komt de vraag aan de orde of de aanbestedende dienst ook verplicht is om deze herstelmogelijkheid te bieden. Een dergelijke verplichting volgt niet uit de Aanbestedingswet 2012 en evenmin uit de selectieleidraad. De Commissie is echter van oordeel dat, mede gelet op een afweging van de belangen van partijen, de aanbestedende dienst op grond van de redelijkheid en billijkheid de verplichting heeft om de inschrijver in de gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. 

Het tweede advies (advies 89 van 10 augustus 2015, gepubliceerd op 13 oktober 2015) betreft een meervoudig onderhandse aanbesteding voor het werven van een tijdelijke Projectleider Warmtenet HS. In de aanbestedingstukken stond als eis dat in het CV van de inschrijver (in dit geval een ZZP’er) twee referenties moesten worden opgenomen. Er stond duidelijk bij dat dit een ‘knock-out’ criterium is. Eén van de inschrijvers had geen referenties in zijn CV opgenomen. De aanbestedende dienst berichtte deze inschrijver vervolgens dat zijn inschrijving ongeldig is en terzijde is gelegd. De inschrijver reageerde direct door middel van een e-mail, waarbij hij de gevraagde referenties had gevoegd. De aanbestedende dienst bleef echter bij haar standpunt. De Commissie moest zich buigen over de vraag of de aanbestedende dienst de inschrijver de gelegenheid had moeten bieden om het gebrek in zijn aanbieding te herstellen. Het oordeel van de Commissie is duidelijk. Nu de eis waaraan de inschrijving niet voldoet het karakter heeft van een ‘knock-out’ eis, moet de inschrijving worden uitgesloten van verdere beoordeling. De aanbestedende dienst had dus terecht geen herstelmogelijkheid geboden aan de inschrijver.

Conclusie

Uit voorgaande uitspraken blijkt nogmaals hoe belangrijk het is om de aanbestedingsstukken nauwgezet te lezen. Mijn advies voor inschrijvers is om extra alert te zijn bij eisen/vormvereisten die zijn geformuleerd als knock-out eisen en bij informatie die op straffe van uitsluiting moet worden verstrekt. De inschrijving moet op deze onderdelen in één keer goed zijn, omdat de mogelijkheden voor herstel zeer beperkt zijn.

 

Delen op