Digitaal vergaderen; van illusie naar werkelijkheid?

Geplaatst op 19 januari 2023 11:21 door Anna Tenhagen
Geschatte leestijd: 6 minuten

Volledig digitaal vergaderen is voor Nederlandse rechtspersonen in beginsel niet mogelijk: erg onpraktisch zoals bleek in tijden van COVID-19. De wetgever lijkt hier nu toch verandering in te willen brengen. In dit blog wordt het wetsvoorstel ‘Wet digitale algemene vergadering’ besproken.

Uitgangspunt in Nederland

In dit blog wordt enkel de situatie besproken voor de besloten vennootschap (BV).

Het wettelijke systeem gaat uit van een fysieke algemene vergadering. De oproeping van de vergadering moet namelijk onder andere de plaats van de vergadering vermelden. De wetgever heeft aan dit fysieke uitgangspunt willen vasthouden, omdat – in haar ogen – er met een fysieke algemene vergadering verschillende waarborgen worden gediend en de fysieke algemene vergadering van groot belang is voor de functies van de algemene vergadering.

Wettelijke uitzonderingen

Er bestaan twee mogelijkheden voor aandeelhouders om niet fysiek ter vergadering te verschijnen. Allereerst kan een aandeelhouder een volmacht verlenen, zodat een ander voor hem zijn aandeelhoudersrechten kan uitoefenen. Ook kan een volmacht via de elektronische weg verleend worden.

Ten tweede kan een aandeelhouder de algemene vergadering via de elektronische weg volgen, de zogenoemde hybride vergadering. Deze mogelijkheid bestaat als de statuten dit toelaten en de aandeelhouder zijn stemrecht kan uitoefenen in de vergadering. Daarnaast zijn er nog andere voorwaarden verbonden aan het hybride vergaderen, zoals het feit dat de aandeelhouder geïdentificeerd moet kunnen worden.

Tijdelijke Wet COVID-19

Zolang de Tijdelijke Wet COVID-19 van kracht is (tot 1 februari 2023), zijn er voor de algemene vergadering diverse mogelijkheden. Voor deze mogelijkheden verwijs ik graag naar het volgende blog: https://www.kienhuishoving.nl/nl/blogs/vergaderen-in-tijden-van-de-coronacrisis/

Wetsvoorstel

Het wetsvoorstel stelt de BV verder in staat om te profiteren van de huidige technische mogelijkheden. Het bestuur van de BV krijgt de vrijheid om te bepalen of een vergadering al dan niet digitaal plaatsvindt. Wel dient hier voldoende draagvlak voor te zijn bij de aandeelhouders.

Vooropgesteld blijft het fysiek vergaderen mogelijk. Het digitaal vergaderen wordt een mogelijkheid, geen verplichting. De vennootschap bepaalt welke vorm wordt toegepast.

In het wetsvoorstel gelden voor het digitaal vergaderen de volgende voorwaarden:

  1. De algemene vergadering dient in algemene zin in te stemmen met de wijze van vergaderen. De wetgever waarborgt dit punt door een statutaire regeling te verplichten. De aandeelhouders zijn namelijk bevoegd om het besluit tot statutenwijziging te nemen. Een statutaire basis is aldus vereist. Voor wat betreft deze statutaire regeling: de vennootschap wordt grote vrijheid geboden met betrekking tot deze statutaire bepalingen. Zo is het bijvoorbeeld denkbaar dat voordat een digitale vergadering kan plaatsvinden, eerst de aandeelhouders steeds moeten instemmen. Tevens kan worden bepaald dat het bestuur deze bevoegdheid heeft. Het wetsvoorstel laat hierbij een ruime keuzemogelijkheid voor de vennootschap.
  2. Bij het wetsvoorstel is een belangrijk uitgangspunt dat een digitale vergadering zoveel mogelijk moet lijken op een ‘normale’ fysieke vergadering. Dit betekent dat de aandeelhouders moeten kunnen deelnemen, het woord moeten kunnen voeren, de nodige bescheiden moeten kunnen ontvangen en ook moeten kunnen stemmen. Er moet dus sprake zijn van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel ter keuze van de vennootschap (bijvoorbeeld Teams).
  3. Het wetsvoorstel vereist ook dat aandeelhouders tijdens de volledige digitale vergadering ‘live’ kunnen meestemmen. In de statuten kan vervolgens worden geregeld op welke wijze moet worden gestemd in de digitale vergadering. In de oproeping voor een volledig digitale of hybride algemene vergadering moet de procedure voor digitale deelname aan de algemene vergadering en de digitale uitoefening van het stemrecht worden opgenomen. Dit geldt naast de verplichting om voorwaarden die krachtens de statuten aan het elektronische communicatiemiddel worden gesteld in de oproeping te vermelden. Zo wordt verzekerd dat het kenbaar is voor aandeelhouders welke (procedurele en technische) voorwaarden gelden voor deelname aan de digitale vergadering en digitaal stemmen.
  4. Een ander vereiste is dat het lid dat of de aandeelhouder die digitaal deelneemt aan de vergadering via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. De wet stelt geen nadere eisen aan de wijze van identificatie van de aandeelhouder bij de fysieke vergadering, maar laat dit over aan de praktijk. Evenmin worden voorschriften gesteld voor de wijze van identificatie aandeelhouders die digitaal deelnemen aan een vergadering. De wet laat ruimte aan de praktijk om hiervoor (technische) oplossingen in te zetten. De wijze van identificatie kan bijvoorbeeld nader worden uitgewerkt in een reglement.

 

Digitale oproeping

Niet alleen voor de vergadering zelf wenst de wetgever regelingen te treffen, maar eveneens voor de oproep tot vergadering. In het huidige stelsel kunnen rechtspersonen gebruik maken van een elektronische oproep voor de vergadering, tenzij de statuten anders bepalen. Eveneens dient de aandeelhouder met deze digitale oproeping in te stemmen. De wetgever wenst deze huidige eisen te vereenvoudigen en moderniseren, namelijk: het instemmingsvereiste van de aandeelhouder wordt in het wetsvoorstel geschrapt. De inhoud en voorwaarden voor de oproeping veranderen bij een digitale oproep niet ten opzichte van de huidige regeling.

Technische gebreken

Bij digitale deelname aan de algemene vergadering bestaat altijd een risico dat de verbinding hapert of deels dan wel volledig wegvalt. Dit heeft tot gevolg dat de vergadergerechtigde niet optimaal aan de vergadering heeft kunnen deelnemen. Wanneer de keuze voor een volledig digitale vergadering wordt gemaakt, wordt de rechtspersoon verplicht zich in te spannen om alle maatregelen te treffen om te voorkomen dat de verbinding hapert of wegvalt. Dit is naar huidig recht eveneens het geval bij een hybride vergadering. De rechtspersoon zal dus een goede internetverbinding dienen te hebben maar ook geschikte software voor het houden van zo’n vergadering. De verdere uitwerking van eventuele technische gebreken zou kunnen worden geregeld in een aanvullend reglement. Uiteindelijk is het risico voor een technisch gebrek voor rekening van de aandeelhouder.

Vervolg

Het wetsvoorstel is nog niet ingevoerd. Na een open consultatie zal het wetsvoorstel – vermoedelijk – worden aangepast, dan wel worden voorgelegd. Zodra over het vervolg of de werking van dit wetsvoorstel meer bekend is, zullen wij dit vanzelfsprekend melden.

Aangezien de wet nog niet in werking is getreden, ontstaat er een periode waarbij de Tijdelijke Wet COVID-19 niet langer van kracht is en dus het volledig digitaal vergaderen niet mogelijk is. Wilt u weten wat de mogelijkheden voor uw organisatie zijn, schroom dan niet om contact op te nemen.

Hoewel het wetsvoorstel nog niet definitief is, kunt u wel vast nadenken over de wenselijkheid van een digitale vergadering voor uw organisatie en de invulling hiervan in uw statuten. Vanzelfsprekend zijn wij bereid om mee te denken.  

Voor vragen kunt u vanzelfsprekend contact opnemen met één van onze specialisten.