De registratieplicht bij stichtingen: enkel UBO-registratie is niet voldoende

Sinds 8 juli 2020 kent ons wetboek een nieuwe regeling voor stichtingen. Op grond van de regeling dient het bestuur van de stichting een uitkeringenregister bij te houden. Het doel van de regeling is om meer transparantie te creëren inzake de uitkeringen van stichtingen. Wat deze bepaling precies inhoudt en hoe dit zich verhoudt ten opzichte van het UBO-register, leest u in dit blog.

Uitkeringsregister bij stichtingen

Als de stichting een uitkering heeft gedaan, dan moet de uitkering in een intern register worden geregistreerd. Dit is het geval wanneer de uitkering of uitkeringen gelijk aan of niet hoger zijn dan 25% van de uitgekeerde bedragen van een stichting in dat boekjaar. Na afloop van het boekjaar kan worden vastgesteld of aan dit percentage van gelijk aan of minder dan 25% is voldaan.

Wie moeten er in het register worden opgenomen?

De begunstigde die 25% of minder van het totaal uit te keren bedrag van één jaar heeft ontvangen, moet in het register worden opgenomen. De vaststelling of dit inderdaad een belang van minder dan 25% van het uit te keren bedrag is, kan feitelijk pas na de vaststelling van de jaarrekening, met dien verstande dat het bijhouden van het register een afzonderlijke verplichting is.

Het uitkeringenregister kan worden gezien als een verlengde van de administratieplicht die rust op het bestuur van de stichting. De administratieplicht houdt in dat het bestuur van de stichting verplicht is van de vermogenstoestand en van alle betreffende de werkzaamheden van de stichting een administratie te voeren. Daarbij dient de stichting de bijbehorende boeken en bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren. Hier komt dus het bijhouden van een actueel uitkeringenregister bij.

Welke gegevens moeten in het register worden opgenomen?

Het register is intern en hoeft niet openbaar te worden gemaakt. Wel moet het register actueel zijn: ‘de gegevens moeten op orde zijn, zodat de belastingautoriteiten altijd actuele gegevens over de laatste stand van zaken van de uitkeringen kunnen verkrijgen’.

De volgende gegevens moeten in het register worden opgenomen:

  • naam en adres van de begunstigde;
  • omvang van de uitkering;
  • datum van de uitkering.

Wie kan het register inzien?

Zoals benoemd is het register een intern register. Het is bedoeld om de Belastingdienst (en belastingautoriteiten uit andere jurisdicties) gemakkelijk toegang te geven tot de gegevens over personen aan wie bepaalde uitkeringen vanuit een stichting zijn gedaan. Derhalve kan de Belastingdienst inzage van het register verzoeken.

Gevolgen van het niet-bijhouden van een dergelijk register

Het actueel houden van het uitkeringenregister wordt, met de komst van dit nieuwe artikel, toegevoegd aan de taak van het bestuur. Het niet voldoen aan het (bij)houden van een dergelijk register kan leiden tot onbehoorlijk bestuur. Daarbij kan het niet-voldoen aan de administratieplicht tot ontslag van een bestuurder door de rechtbank leiden. Ook kan het nalaten een uitkeringenregister te houden, kwalificeren als een economisch delict. 

Wat is een uitkering?

De wetgever specificeert de term ‘het uitgekeerde bedrag’ als het voor uitkering vatbare bedrag. Dit lijkt erop te duiden dat hier het totaal van alle uitgekeerde bedragen moet worden opgeteld en vervolgens het percentage van het desbetreffende bedrag moet worden berekend. Ook uitkeringen in natura lijken te horen tot het begrip ‘uitkering’. Daarbij willen wij de kanttekening maken dat er nog veel onduidelijk is over het nieuwe uitkeringenregister en wat precies moet worden verstaan onder het begrip ‘uitkering’.

Uitkeringenregister en het UBO-register

Als een uitkering een grotere omvang heeft dan de bovengenoemde 25%, behoeft de uitkering niet in het interne register te worden genoteerd. Een begunstigde van een stichting voor meer dan 25% kwalificeert namelijk als uiteindelijk belanghebbende, ofwel, UBO (Ultimate Beneficial Owner). Een UBO (ook van een stichting) dient in het UBO-register van de Kamer van Koophandel te worden geregistreerd.

Uitkeringen aan natuurlijke personen of entiteiten die 25% of meer van het totaal uitgekeerde bedrag ontvangen, worden niet als UBO geregistreerd als het totaalbedrag minder/of gelijk is aan ‘meer dan 25% van het eigendomsbelang’.

Let wel: hier zit een belangrijk verschil. Bij het interne register (dus voor uitkeringen van 25% of minder) wordt de uitkering gekoppeld aan het jaarlijks uitgekeerd vermogen. De verplichting tot het registreren van een UBO wordt gekoppeld aan een natuurlijk persoon en het totale vermogen. Daarnaast is er nog een verschil: in het UBO-register dienen meer gegevens te worden geregistreerd.

Registratie gegevens UBO-register

Openbaar voor eenieder:

  • voor- en achternaam;
  • geboortemaand en geboortejaar;
  • nationaliteit;
  • woonland;
  • de aard en omvang van het belang dat een UBO in een organisatie heeft.

Openbaar voor Financiële inlichtingen autoriteit en bevoegde instellingen:

  • burgerservicenummer;
  • fiscaal identiteitsnummer (ingeval van niet-Nederlandse nationaliteit);
  • geboortedag, -plaats, -land en woonadres.

Afgeschermde persoonsgegevens van UBO's

In het geval dat de UBO minderjarig is of onder politiebescherming, curatele of bewindvoering staat, dan kunnen de persoonsgegevens afgeschermd worden. In het KvK uittreksel UBO-register staat dan alleen het belang en de omvang van het belang van deze UBO. Voor het afschermen van deze gegevens moet bij de registratie van de UBO hierom worden verzocht. Wwft-instellingen met een financiële taak en bevoegde autoriteiten kunnen de afgeschermde gegevens wel blijven inzien.

Voor meer informatie over het UBO-register verwijs ik graag naar de volgende informatiepagina: https://www.kienhuishoving.nl/nl/specialisaties/ubo-register-treedt-in-werking-op-27-september-2020/.

Samenvattend

Het (bij)houden van een uitkeringenregister vergroot de taak van het bestuur van een stichting. Aan het niet (bij)houden hiervan kunnen grote gevolgen kleven. Daarentegen blijft de regeling enigszins onduidelijk en lastig hanteerbaar. Vanzelfsprekend houden wij u op de hoogte wanneer er ontwikkelingen zijn met betrekking tot dit onderwerp, maar het is aan te raden het uitkeringenregister correct bij te houden. Een verwijzing in de statuten zou voor extra alertheid kunnen zorgen. Wij helpen u hier vanzelfsprekend graag bij.