De ledenvergadering van de vereniging in 2023: fysiek, hybride of toch digitaal ?

Tot 1 februari 2023 gold de Tijdelijke Wet COVID-19 en was een digitale vergadering mogelijk. Dat is echter niet meer het geval. Het wetsvoorstel ‘Wet digitale ledenvergadering privaatrechtelijke rechtspersonen' is verschenen, maar nog niet in werking getreden.  Dit blog beschrijft de mogelijkheden per de datum van dit blog. 

Hoofdregel: fysieke ledenvergadering

Het wettelijke systeem gaat uit van een fysieke algemene ledenvergadering. De oproeping van de ledenvergadering moet namelijk onder andere de (fysieke) locatie/plaats van de ledenvergadering vermelden. Daarnaast moeten uiteraard de oproepingseisen (termijn, agenda) verder in acht genomen worden.

Hybride ledenvergadering

Een hybride vergadering betekent dat de leden zowel fysiek als elektronisch aan de vergadering kunnen deelnemen. Er wordt dus in ieder geval een “gewone” vergadering gehouden, waaraan leden ook digitaal kunnen deelnemen. De keuze ligt bij het lid. Deze mogelijkheid bestaat indien de statuten dit toelaten en het lid zijn stemrecht kan uitoefenen in de ledenvergadering. Daarnaast zijn er nog andere voorwaarden verbonden aan het hybride vergaderen, zoals het feit dat het lid geïdentificeerd moet kunnen worden.

Besluit buiten vergadering

De wet kent de mogelijkheid een besluit buiten vergadering te nemen. Dat vereist een eenstemmig besluit van alle (dus niet alleen de aanwezige) leden met voorafgaande kennis aan het bestuur. Dat kan ook digitaal. Deze optie zal in de praktijk vooral bij verenigingen met een klein aantal leden werken.

Wetsvoorstel

Het bestuur van de vereniging  krijgt -in de opzet van het verschenen voorstel - de vrijheid om te bepalen of een vergadering al dan niet digitaal plaatsvindt. Wel dient hier voldoende draagvlak voor te zijn bij de leden.

Het fysiek vergaderen blijft mogelijk. Het digitaal vergaderen wordt een mogelijkheid, geen verplichting. De vereniging bepaalt welke vorm wordt toegepast.

In het wetsvoorstel gelden voor het digitaal vergaderen op hoofdlijnen een aantal voorwaarden:

1. De ledenvergadering dient in algemene zin in te stemmen met digitaal vergaderen.
2. Een digitale vergadering moet zoveel mogelijk moet lijken op een ‘normale’ fysieke vergadering. Dit betekent dat leden moeten kunnen deelnemen, het woord moeten kunnen voeren, de nodige bescheiden ontvangen en ook moeten kunnen stemmen. Er moet dus sprake zijn van een (geschikt) tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel.
3. In de oproeping voor een volledig digitale of hybride ledenvergadering moet de procedure voor digitale deelname aan de ledenvergadering en de digitale uitoefening van het stemrecht worden opgenomen. Zo zijn leden vooraf op de hoogte van de voorwaarden die gelden voor deelname.
4. Het lid moet via het elektronisch communicatiemiddel worden geïdentificeerd

Digitale oproeping

Al op dit moment kunnen vereniging gebruik maken van een elektronische oproep voor de ledenvergadering, tenzij de statuten anders bepalen. Wel dient het lid met deze digitale vorm van oproeping te hebben ingestemd .

Vragen ?

Aangezien het wetsvoorstel niet in werking is getreden, is op dit moment volledig digitaal vergaderen niet mogelijk. Toch kan het raadzaam zijn de statuten alvast zo veel mogelijk voor te bereiden op een digitaal vergadering, en om in ieder geval een hybride vergadering mogelijk te maken. Heeft u vragen over de inrichting van de statuten of het oproepen van een ledenvergadering ? Wij denken graag met u mee.

Matthijs van Rozen